مدیریت توسعه سازمان و تحول اداری
مقدمه
سازمان‌ها و ادارات یکی از ارکان اصلی در جامعه انسانی هستند و مدیریت و رهبری در سازمان از مهم‌ترین شاخص‌های ادامه حیات، پویایی و بالندگی آنها می‌باشد. پیشرفت‌های گوناگون و متنوع در علم و فناوری، مدیریت سازمان‌ها را از حالت سنتی خارج نموده و با تغییر و تحول سازمانی، مدیریت پویا جایگزین مدیریت سنتی شده است. امروزه سازمان‌ها علاوه بر وظایف سنتی و ماهوی خود که همانا تحقق اهداف سازمانی و غایی سازمان می‌باشد می‌بایست پاسخگوی خواسته‌ها و انتقادات جامعه بیرونی و درونی خویش نیز باشند.
همگام با پیشرفت‌های روز و علم مدیریت پویا، سازمان‌ها باید تحولاتی آگاهانه و نوآوری‌های مفید را به مرحله اجرا بگذارند. شدت و تاثیر کارایی تغییر و تحولات سازمانی به اندازه‌ای است که نیاز به روش‌های جدید و تکامل یافته برای مقابله و هماهنگی و تطبیق با آن را ایجاد می‌نماید. مدیران پویا و کارآمد امروزه می‌بایست علاوه بر وظایفی مانند برنامه‌ریزی، سازماندهی و نظارت، اثربخشی و بکارگیری روش‌های علمی، تغییر و تحول سازمانی را نیز سرلوحه امور خود قرار دهند. امروزه در سطح گسترده و عمومی، سازمان‌ها با تغییر و تحول مواجه‌اند، درحالیکه برخی از آنان برای سازگاری و همسازی با اینگونه تغییر و تحولات آماده نمی‌باشند. بنابراین مدیریت سازمان‌ها علاوه بر اینکه باید در برابر محیط متغیر، سازگار و انعطاف‌پذیر باشد می بایست توانایی تشخیص مشکلات و بکارگیری برنامه‌های تغییر و تحول سازمانی را نیز دارا باشد؛ زیرا سازمان‌ها ایستا نیستند و به طور مداوم و مستمر با عوامل خارجی و درونی در کشمکش می‌باشند.
یکی از کارکرد های اصلی در مدیریت تحول سازمان، توجه به مسائل و مشکلات افراد مشغول به کار در سازمان می باشد. در حوزه تحول سازمان توجه به مسائل و مشکلاتی از قبیل: روحیه ضعیف، بهره وری پایین، کیفیت نامطلوب کالا و خدمات، تعارض بین افراد، تعارض بین گروه ها، اهداف بلند و کوتاه مدت نامشخص (چه استراتژی سازمان، چه اهداف واحدها)، سبک های نامناسب رهبری، عملکرد گروهی ضعیف، ساختار سازمانی نامناسب، طراحی ضعیف وظایف، کم توجهی به خواسته های محیطی، روابط ضعیف با مشتری، تعارض بین اهداف واحدها و مسائلی از این قبیل حائز اهمیت اند. به طور خلاصه در مواردی که از افراد، گروه ها و سازمان ها به نحوی بهینه استفاده نمی شود، تحول سازمانی می تواند شرایط را بهبود بخشد. و به عبارت دیگر ماهیت مدیریت تحول ایجاد زمینه لازم جهت بهره گیری مناسب و متناسب از پتانسیل های درون سازمان می باشد.
توسعه و توسعه سازمانی چیست؟
"توسعه" در لغت به معنای رشد تدریجی در جهت پیشرفته‌ترشدن, قدرتمندترشدن و حتی بزرگ‌ترشدن است (فرهنگ لغات آکسفورد, ۲۰۰۱).
به طور کلي توسعه جرياني است که در خود، تجديد سازمان و سمت‌گيري متفاوت کل نظام اقتصادي-اجتماعي را به همراه دارد. توسعه علاوه بر اينکه بهبود ميزان توليد و درآمد را دربردارد, شامل دگرگوني‌هاي اساسي در ساخت‌هاي نهادي، اجتماعي-اداري و همچنين ايستارها و ديدگاه‌هاي عمومي مردم است. توسعه در بسياري از موارد، حتي عادات و رسوم و عقايد مردم را نيز در بر مي‌گيرد.
«توسعه‌ی سازمان، بدنه‌ای از دانش و عمل است که از طریق افزایش هماهنگی در بین سیستم‌‌های مختلف موجود در سیستم کلی، کارایی سازمانی و توسعه‌ی فردی را بهبود می‌بخشد. مداخله‌ی توسعه سازمانی شامل روش‌‌شناسی‌ها و رویکردهایی به برنامه‌ریزی استراتژیک، طراحی سازمان، توسعه رهبری، مدیریت تغییر، مدیریت بهره وری، هدایت، تنوع، ساختن تیم و تعادل کار/زندگی است.»
تحول چیست؟
تحول در ارتباط با افراد به معنی شبیه دیگران شدن نیست بلکه به مفهوم مانند خود‌شدن، رشد کردن، غنی شدن و متبلور ساختن توانائی‌ها بوسیله تجربه و تدبیر است.
در ارتباط با سازمان‌ها که مجموعه افراد می‌باشند، تحول باز هم به مفهوم تغییر از طریق کسب تجربه و تدبیر است. فرایند تحول در سازمان‌ها متأثر از تجربیات و اهداف جدید است.
تغییر چیست؟
تغییر در تعریف عبارتست از حرکت از یک وضعیت به وضعیت دیگر. در فرهنگ لغت وبستر، تغییر چنین تعریف شده است:
"حاصل یک اصلاح و تبدیل به یک وضعیت متفاوت"
در فرهنگ لغات فارسی، تغییر چنین تعریف شده است:
"دگرگون کردن، چیزی را به شکل و حالت دیگر در آوردن"
همان‌طور که از تعاریف فوق استنباط می‌گردد تغییر در فرایند زمانی و صرف زمان به وقوع می‌پیوندد، زیرا تغییر زمانی و مکانی به ناچار با گذر زمان حادث می‌شود. تغییر در مفهوم خاص می‌تواند تغییرات تکنولوژی را شامل شود، تغییرات رفتاری افراد در سطح جوامع و حتی سازمان را پوشش می‌دهد. در حال حاضر منظور ما از تغییر، تغییراتی است که فرآیند مدیریت مؤسسات را تحت الشعاع قرار می‌دهد و به نوعی و شکلی نیازمند ایجاد یک نگرش، آگاهی و دانش جدید در برخورد با این پدیده از سوی مدیر سازمان می‌باشد.
تفاوت تغییر و تحول در این است که تغییر یک هدف است و بیرونی است، درحالیکه تحول تولدی دوباره است و یک فرآیند و درونی است. تحول دارای منشاء درونی می‌تواند باشد مانند تغییر مدیریت ارشد و تغییر ساختار سازمان و غیره...
معرفی
در سال های اخیر با توجه به تدوین و ابلاغ سند چشم انداز جمهوری اسلامی ایران در افق 1404 و تجربیاتی که از گذشته به دست آمده، همچنین ویژگی های خاص برنامه پنجم توسعه کشور و ابلاغ سیاست های کلی نظام اداری توسط مقام معظم رهبری در فروردین ماه سال 1389، دولت با بازنگری اقدامات انجام شده در حوزه تحول اداری، 10 برنامه تحول در نظام اداری را تدوین و ابلاغ نموده است که در این 10 برنامه بطور کامل دستیابی به اهداف متعالی نظام در سند چشم انداز و برنامه توسعه را دنبال نموده است.
ازهمین رو وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی نیز در راستای سیاست های کلی نظام اداری و با توجه به جایگاه و اهمیت این وزارت در ارتقای سلامت و بهداشت جامعه در سال 1395 بر اساس بازنگری ساختار تشکیلاتی، اقدام به تاسیس و راه اندازی مدیریت توسعه سازمان و تحول اداری در دانشگاه های علوم پزشکی نموده است تا در راستای اجرای برنامه های تحول اداری، بصورت منسجم و نظام مند، سیاست های وزارت متبوع را پیگیری و اجرا نمایند. بر همین اساس، مدیریت توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه علوم پزشکی بم به صورت رسمی از پاییز سال 1397 کار خود را در قالب یک مدیریت مستقل آغاز نموده است. این مدیریت در قالب چهار گروه تخصصی :
• گروه مهندسی سازمان
• گروه مهندسی مشاغل
• گروه سیستم ها و روش ها
• گروه تحول اداری
تحقق اهداف خود را در دانشگاه دنبال می نماید.
ماموريت
تامين و ارائه خدمات ستادي- تخصصي در زمينه امور مرتبط با توسعه نظام‌هاي اداري و مديريتي به واحدهاي دانشگاه با بكارگيري مناسب‌ترين رويکردها، الگوها، سيستم‌ها، روشها و ابزارهاي مديريت و علوم اداري با عنايت به محوريت منابع انساني، كيفيت زندگي كاري، انعطاف پذيري، عدالت، اثربخشي، کارايي، مسئوليت پذيري و پايبندي به قوانين و مقررات
برخی از وظایف این مدیریت عبارتند از:
مطالعه و بررسی سیستمها و فرآیند ها و ارائه راهکارها، روشها و ابزارهای مناسب به منظور افزایش سطح کیفی آنها با رویکردهای نوین.
تعیین استانداردها و شاخص های کیفی و کمی خدمات و تدوین سازوکارهای نظارت بر آنها در فضای رقابتی.
مشارکت در تدوین برنامه های عملیاتی و استراتژیک دانشگاه.
نظارت و پایش پیشرفت برنامه‌های عملیاتی و اجرایی در سطح دانشگاه در قالب ستاد برنامه.
ایجاد بسترهای مناسب استقرار سیستم مدیریت کیفیت خدمات در دانشگاه و واحدهای تابعه.
پيشنهاد اصلاح قوانين و مقررات به منظور تسهيل و تسريع امور جاري.
راهبری ارزیابی عملکرد دانشگاه در چارچوب برنامه اصلاح نظام اداری و بر اساس شاخص های عمومی ابلاغی سازمان مدیریت و برنامه ریزی و ارائه گزارشات تحلیلی.
مشارکت در طرحهای تحقیقاتی کاربردی در زمینه تحول و اصلاح نظام اداری در دانشگاه.
طراحی، استقرار و پیاده سازی نظام ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران دانشگاه.
تهیه، بازنگری و به روز رسانی ساختار تشکیلات مورد نیاز دانشگاه با استفاده از استانداردهای تشکیلاتی.
هماهنگی وهمکاری مستمر با مدیریت نیروی انسانی به منظور تامین کارکنان مورد نیاز دانشگاه.
انجام کلیه محاسبات و کنترل های لازم به منظور اجرای طرح طبقه بندی مشاغل.
تهيه و پيشنهاد سياست‌ها و خط مشي‌هاي اجرايي در رابطه با نظام مديريت، سازماندهي و رفتار سازماني در چارچوب اهداف و استراتژي‌هاي كلان دانشگاه و همگام با مقتضيات زمان و هماهنگ با واحدهاي تابعه و وابسته
مطالعه، بررسي و ارائه سيستم‌ها، فرايندها، شيوه‌ها، مهارت‌ها و ابزارهاي مناسب و تلاش در جهت بسط و بهبود مستمر كيفي آنها
طراحي الگوهاي مناسب نظام مديريت دانشگاه و تلاش در جهت استقرار آنها در چارچوب سياست‌هاي كلان وزرات متبوع
هدايت، حمايت و نظارت بر پياده‌سازي نظام مديريت، ساختار و تشكيلات مصوب
بررسي، بازنگري و اصلاح ساختار و تشكيلات واحدهاي تابعه و وابسته به منظور همسويي با سياست‌ها و برنامه‌هاي جديد با همكاري آن واحدها
تجزیه تحلیل مشاغل از حیث تناسب شرح شغل و شرایط احراز شغل
بررسی و اقدام در خصوص ارتقاء کارکنان در رتبه‌های شغلی و طبقات استحقاقی آنان
مطالعه، بررسي و اظهار نظر پيرامون فرهنگ و رفتار سازماني و ارائه شيوه‌ها و الگوهاي مناسب در جهت اصلاح و تقويت آن
تشكيل و هدايت تيم‌ها و گروه‌هاي كاري مشترك با واحدهاي ستادي و اجرايي در راستاي انجام مطالعات و پژوهش‌هاي كاربردي، سياست‌سازي و برنامه‌ريزي در امور مرتبط
ارزيابي و بازنگري مستمر عملكرد مدیریت تحول اداري و ارتقاء موقعيت آن از طريق نوسازي و بهسازي پيكره كارشناسي و اصلاح سيستم‌ها، فرايندها و روش‌هاي انجام كار
تهيه، تنظيم و مديريت بانك اطلاعات تخصصي مديريت
شناسايي و ارائه راهكارهاي مناسب به منظور جذب و بهره‌برداري از كليه امكانات موجود در جهت توسعه منابع انساني، مالي، فيزيكي و اطلاعاتي
برنامه های دهگانه اصلاح نظام اداری
برنامه اول "مهندسی نقش و ساختار دولت"
سیاست‌های کلی
چابک سازی، متناسب‌سازی و منطقی ساختن تشکیلات نظام اداری در جهت تحقق اهداف چشم انداز (بند10)
زمینه‌سازی برای جذب و استفاده از ظرفیت‌های مردمی در نظام اداری(بند9)
صرفه‌جویی در هزینه عمومی کشور با تاکید بر تحول اساسی در ساختار ها، منطقی سازی اندازه دولت و حذف دستگاه‌های موازی و غیرضروری و هزینه‌های زاید(بند 16 سیاست کلی اقتصاد مقاومتی)
کل‌نگری، همسوسازی، هماهنگی و تعامل اثربخش دستگاه‌های اداری به منظور تحقق اهداف فرابخشی و چشم انداز(بند14)
مجموعه اقداماتی که منجر به چابک سازی و منطقی نمودن دولت می‌شود
واگذاری واحدهای عملیاتی و خدمات دستگاه‌های اجرایی به شبکه‌های حرفه‌ای، بخش‌های خصوصی و سمن‌ها
کاهش سطوح مدیریت ستادی از قبیل مدیر کل، معاون مدیر کل، رییس اداره و همترازان
کاهش سقف پست‌های سازمانی دستگاه
برنامه دوم" توسعه دولت الکترونیک و هوشمند سازی اداری"
سیاست‌های کلی
توسعه نظام اداری الکترونیک و فراهم آوردن الزامات آن به منظور ارایه مطلوب خدمات عمومی(بند15)
توجه به اثربخشی و کارآیی در فرایندها و روش‌های اداری به منظور تسریع و تسهیل در ارایه خدمات کشوری(بند12)
مجموعه اقداماتی که منجر به توسعه دولت الکترونیک می شود
الکترونیکی کردن خدمات دولتی: اطلاع رسانی
ارایه فرم‌ها و دریافت اطلاعات
ارایه خدمات الکترونیکی به شهروندان
برنامه سوم"خدمات عمومی در فضای رقابتی "
سیاست‌های کلی
خدمات رسانی برتر،نوین و کیفی به منظور ارتقای سطح رضایت مندی و اعتماد مردم(بند17)
انعطاف پذیری و عدم تمرکز اداری و سازمانی با رویکرد افزایش اثر بخشی ،سرعت و کیفیت خدمات کشوری(بند11)
تبدیل نظام بودجه ریزی کشور به بودجه ریزی عملیاتی (برنامه پنجم توسعه )
مجموعه اقداماتی که منجر به خدمات عمومی با کیفیت برتر و سرعت و قیمت مناسب می‌شود
اداره واحدهای اجرایی دستگاه‌های اجرایی به روش هدفمند و قیمت تمام شده و در فضای رقابتی
استاندارد سازی خدمات دستگاه‌های اجرایی
برنامه چهارم" مدیریت سرمایه انسانی"
سیاست‌های کلی
عدالت محوری در جذب، تداوم خدمت و ارتقای منابع انسانی (بند 2)
بهبود معیارها و روز آمدی روش‌های گزینش منابع انسانی به منظور جذب نیروی انسانی توانمند، متعهد و شایسته و پرهیز از تنگ نظری و نگرش‌های سلیقه‌ای و غیر حرفه‌ای (بند 3)
دانش گرایی و شایسته سالاری مبتنی بر اخلاق اسلامی و ارتقای مدیران (بند 4)
ایجاد زمینه رشد معنوی منابع انسانی و بهسازی و ارتقای سطح دانش، تخصص و مهارت‌های آنان (بند5)
رعایت عدالت در نظام پرداخت و جبران خدمات با تاکید بر عملکرد، توانمندی، جایگاه و ویژگی‌های شغل و شاغل و تامین حداقل معیشت با توجه به شرایط اقتصادی و اجتماعی (بند 6)
زمینه سازی جذب و نگهداری نیروهای متخصص در استان های کمتر توسعه یافته و مناطق محروم (بند7)
حفظ کرامت و عزت و تامین معیشت بازنشستگان و مستمری بگیران و بهره‌گیری از نظرات و تجارب مفید آنها (بند 8)
توجه به استحکام خانواده و ایجاد تعادل بین کار و زندگی افراد در نظام اداری (بند 9)
مجموعه اقداماتی که منجر به مدیریت بهینه سرمایه انسانی می‌شود
متناسب سازی تعداد نیروی انسانی
افزایش نسبت کارکنان با مدرک تحصیلی لیسانس و بالاتر
اجرای برنامه انتخاب و تربیت مدیران
برنامه پنجم" بهبود در نظام ها و فناوری‌های مدیریتی"
سیاست‌های کلی
عدالت محوری، شفافیت و روزآمدی در تنظیم و تنقیح قوانین و مقررات اداری(بند13)
دانش‌بنیان کردن نظام اداری از طریق به کارگیری اصول مدیریت دانش و یکپارچه سازی اطلاعات با ابتناء بر ارزش‌های اسلامی(بند16)
اقدامات تحقق برنامه فناوری‌های مدیریتی
توسعه فعالیت مدیریت محلی با تصویب قانون مدیریت شهری
اصلاح و دائمی نمودن قانون مدیریت خدمات کشوری
اصلاح قانون برنامه و بودجه
اصلاح قانون محاسبات عمومی کشور
اصلاح قوانین اختصاصی دستگاه‌ها
برنامه ششم "توسعه فرهنگ سازمانی"
سیاست‌های کلی
نهادینه سازی وجدان کاری، انضباط اجتماعی، فرهنگ خود کنترلی، امانت داری، صرفه‌جویی، ساده زیستی و حفظ بیت المال (بند21)
نهادینه سازی فرهنگ سازمانی مبتنی بر ارزش‌های اسلامی و کرامت انسانی و ارج نهادن به سرمایه‌های انسانی و اجتماعی (بند1)
حمایت از روحیه نوآوری و ابتکار و اشاعه فرهنگ و بهبود مستمر به منظور پویایی نظام اداری(بند26)
قانون گرایی، اشاعه فرهنگ مسئولیت اداری و اجتماعی، پاسخگویی و تکریم ارباب رجوع و شهروندان و اجتناب از برخورد سلیقه‌ای و فردی در کلیه فعالیت‌ها (بند20)
اقدامات تحقق برنامه توسعه فرهنگ سازمانی
شناخت مولفه‌های فرهنگ سازمانی و ارزیابی وضعیت موجود
ترسیم فرهنگ مطلوب و تهیه اجرای برنامه ارتقای فرهنگ سازمانی
برنامه هفتم" صیانت از حقوق شهروندان (مردم) در نظام اداری"
سیاست‌های کلی
شفاف سازی و آگاهی بخشی نسبت به حقوق و تکالیف متقابل مردم و نظام اداری با تاکید بر دسترسی آسان و ضابطه‌مند مردم به اطلاعات صحیح(بند18)
ارتقای سلامت اداری و رشد ارزش‌های اخلاقی در آن از طریق اصلاح فرآیندهای قانونی و اداری،بهره‌گیری از امکانات فرهنگی و بکارگیری نظام موثر پیشگیری و برخورد با تخلقات (بند24)
حفظ حقوق مردم و جبران خسارت‌های وارده به اشخاص حقیقی و حقوقی در اثر قصور یا تقصیر در تصمیمات و اقدامات خلاف قانون و مقررات در نظام اداری(بند23).
اقدامات تحقق برنامه صیانت از حقوق مردم و ارتقای سلامت اداری
تهیه و تصویب و اجرای مصوبه حقوق شهروندی در نظام اداری و تکریم ارباب رجوع
تهیه و تصویب و اجرای ضوابط جبران خسارت وارده به مردم در اثر قصور و تقصیر
تهیه و استقرار نظام جامع ارتقای سلامت و پیشگیری و کنترل فساد اداری
برنامه هشتم" ارتقاء پاسخگویی، شفافیت و مقابله با فساد در نظام اداری"
سیاست های کلی
بازنگري در قوانین و مقررات با رویکرد پیشگیري، بازدارندگی و برخورد قاطع با متخلفان
تدوین و استقرار نظام ارتقاي شفافیت در تعامل با برنامه هاي توسعه دولت الکترونیک
شناسایی مستمر گلوگاه هاي فساد در نظام اداري، پایش و کنترل گلوگاه ها و ارائه گزارش در سطوح تصمیم گیري، شهروندان (مردم) و ... به تناسب ویژگی هاي هر سطح
تدوین (بازطراحی) و استقرار نظام پاسخگویی در نظام اداری
فرهنگ سازي با محوریت آشنا نمودن شهروندان (مردم) با مفهوم فساد در نظام اداري و تلاش به منظور ایجاد درك صحیح از بروز این مقوله، تبیین نقش و محدوده مسئولیت هاي قوه مجریه در نظام اداري و ارائه خدمات در مقایسه با نقش سایر ارکان ذیصلاح
برنامه نهم" مدیریت بهره وری نظام اداری و اجرایی کشور"
سیاست های کلی
استقرار چرخه مدیریت بهره وري در دستگاه هاي اجرایی
استقرار نظام ارتقاي بهره وري با محوریت کاهش هزینه ها و با حفظ کیفیت خدمت و همچنین توسعه خدمات بدون افزایش هزینه در دستگاه هاي مرتبط با حوزه هاي اجتماعی، فرهنگی و آموزشی
شناسایی تجربیات موفق بهبود بهره وري در دستگاه هاي اجرایی با محوریت بهبود بهره وري در مدیریت منابع، بهبود بهره وري کل و بهبود بهره وري در اجزا نظیر نیروي کار و عوامل تولید و تعمیم اجراي آن به سایر دستگاه ها
آموزش شهروندان با هدف ارتقاي سطح قانون مداري و همکاري در اجراي قوانین و مقررات
پیش بینی سازوکارهاي تشویق و حمایت از افشاء کنندگان فساد
برنامه دهم" نظارت و ارزیابی"
سیاست‌های کلی
کارآمد سازی و هماهنگی ساختارها و شیوه‌های نظارت و کنترل در نظام اداری و یکپارچه سازی اطلاعات (بند25)
اقدامات اساسی
تهیه نظام برنامه ارزیابی استراتژیک و سنجش موقعیت دانشگاه در ارتباط با اهداف چشم انداز و مقایسه با سایر دانشگاه ها
استقرار مدیریت عملکرد و ارزیابی دستگاه‌های اجرایی
سنجش میزان موفقیت دولت در موضوعات محوری نظام اداری نظیر شفافیت، پاسخگویی، بهره‌وری و اجرای قانون